En primer lugar, tenemos que entender en qué se basa todo eso del registro de la jornada y por qué se está pidiendo actualmente. Para ello iremos al Estatuto de los Trabajadores, el cual en su artículo 34.9 señala como un requisito necesario que el empresario lleve a cabo un registro diario de la jornada de sus empleados.
La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo. Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada. La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Para este propósito de documentar la información de la jornada laboral podría usarse cualquier tipo de instrumento escrito (como una planilla en papel), digital (como por ejemplo con tarjetas de fichaje, la introducción de una clave o un lector de huella dactilar) o mixto, pues el propio texto no indica el modo en que se debe realizar sino que permite que cada empresa valore qué herramienta es la que mejor se ajusta a sus circunstancias y necesidades.
Aun así no podemos perder de vista que el registro surge como una medida de protección del trabajador y no tendría sentido que supusiera un riesgo innecesario para la protección de sus datos personales. Es por esto por lo que sería importante realizar una reflexión previa y ponderar los riesgos y beneficios de las medidas que se vayan a adoptar eligiendo el sistema menos invasivo para llevar a cabo este registro de la jornada.
Entonces, para poder realizar esta reflexión previa y elegir el método más adecuado, sería necesario tener en cuenta los principios relativos al tratamiento indicados en el artículo 5.1.b) del RGPD, el cual dice que los datos personales serán:
recogidos con fines determinados, explícitos y legítimos, y no serán tratados ulteriormente de manera incompatible con dichos fines; de acuerdo con el artículo 89, apartado 1, el tratamiento ulterior de los datos personales con fines de archivo en interés público, fines de investigación científica e histórica o fines estadísticos no se considerará incompatible con los fines iniciales («limitación de la finalidad»);
Dicho artículo nos está indicando ya que los datos se recogerán con un fin determinado, en este caso, el registro de la jornada. ¿Esto qué quiere decir? Pues que los datos que la empresa recopile exclusivamente con motivo de llevar a cabo el registro de la jornada no podrán ser, por tanto, utilizados con una finalidad disciplinaria. La base legitimadora para el tratamiento de estos datos es la de cumplir una obligación legal por parte del empresario. Esto quiere decir que si los datos que se van a registrar se quisieran usar para la anteriormente mencionada finalidad disciplinaria, esto no está legitimado por el cumplimiento de la obligación legal y se debería, por tanto, recabar el consentimiento expreso del trabajador a la vez que se le informa de que se van a recopilar sus datos.
Por otro lado, pasando ahora a analizar el c) del mismo artículo 5.1 del RGPD, para cumplir con el principio de minimización de datos, estos deberán ser adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados.
Los datos personales serán adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados («minimización de datos»);
Será, por tanto, válido cualquier sistema o medio, en soporte papel o telemático, apto para cumplir el objetivo legal de registro de la jornada que no es otro más allá que proporcionar información fiable sobre las horas efectivas de trabajo por parte del personal.
¿Pero qué pasa cuando el empresario impone una medida de registro de la jornada que se sale de la habitual hoja de firmas o tarjeta de fichaje? ¿Qué pasaría si se me impone un sistema de geolocalización, por ejemplo?
En un primer lugar, sería apto que un empresario utilizase cualquier medida de registro de la jornada de conformidad con su poder de dirección basado en el artículo 20 del Estatuto de los Trabajadores, si bien la implantación de dicha medida ha de ser proporcional en cuanto a las obligaciones del contrato laboral. Es decir, si yo soy una mera recepcionista, no tiene sentido que mi empleador me de un dispositivo de geolocalización para registrar mi jornada. Sin embargo, si soy un transportista, aquí dicha medida podría estar más justificada.
Por otro lado, ¿qué pasa si mi empleador me obliga a instalar una aplicación móvil para registrar la jornada? Pues en principio no pasaría nada siempre y cuando se instale la aplicación en un móvil de la compañía y no se obligue al trabajador a instalar dicha aplicación en su móvil personal, ya que esto sí sería un acto contrario a derecho, tal y como lo señala la Sentencia de la Audiencia Nacional, Sala de lo Social Nº 13/2019, de 6 de febrero.
Para el Tribunal, cualquier exigencia de aportar un teléfono móvil particular con conexión de datos para desarrollar el trabajo supone un manifiesto abuso de derecho del empresario que quiebra con el carácter de ajenidad que caracteriza el contrato de trabajo según el artículo 1.1 del Estatuto de los Trabajadores y que supone, en cierta medida, un enriquecimiento injusto para la empresa al usar esta los medios personales del trabajador para cumplir con fines laborales.
En definitiva y como hemos visto, sería lícito el tratamiento de los datos basado en una obligación legal del responsable informando al empleado del tratamiento de sus datos y siempre teniendo en cuenta y respetando los principios relativos al tratamiento de los datos personales.
Por otro lado, la prestación de servicios por cuenta ajena no puede nunca implicar que el trabajador aporte medios de su propiedad para que sean utilizados en el trabajo. Por lo tanto, en caso de querer la empresa comprobar el registro laboral a través de una aplicación móvil, deberá ésta poner a disposición de los trabajadores los dispositivos electrónicos necesarios. Algo de lo que a veces solemos olvidarnos.
RGP... ¿qué? 